Contabilitate

Arhivarea şi termenele de păstrare a documentelor financiar-contabile

30 martie 2018

1. Precizări preliminare.Numeroase persoane juridice şi fizice au neclarităţi cu privire la modul de arhivare (în format pe hârtie şi / sau în format electronic), termenele de păstrare şi actele normative prin care se reglementează modul de arhivare  şi termenele de păstrare a documentelor financiar-contabile.

Cum termenul de păstrare a unor documente este deosebit de mare, de până la 50 de ani, precum în cazul statelor de salarii, şi responsabilitatea persoanelor juridice şi a celor fizice cu sarcini pe această linie este deosebit de mare, am considerat necesar ca abordarea acestei probleme să se facă numai pe bază de temei legal.

Din cauză că, în general, nu se cunosc actele normative prin care se reglementează păstrarea şi arhivarea documentelor financiar-contabile aferente activităţii desfăşurate, în acest material se prezintă principalele reglementări în materie şi prevederile esenţiale din acestea, şi o bibliografie mai amplă, fără a garanta că aceasta este completă pentru toate persoanele juridice; aceasta pentru că persoanele juridice sunt foarte diferite prin specificul şi caracteristicile activităţii lor, documentelor utilizate, formatul documentelor (pe hârtie, electronic, film, radiografie etc.), ceea ce face ca şi reglementările cu privire la modul de arhivare şi termenele de păstrare a documentelor să fie foarte numeroase (şi diferite, bineînţeles).

Cu privire la modul de arhivare şi la termenele de păstrare a documentelor financiar-contabile, faţă de prevederile legale de mai jos mai trebuie avute în vedere şi următoarele aspecte:

• Păstrarea registrelor şi a documentelor justificative şi contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, după caz.
• Registrele şi documentele justificative şi contabile se pot arhiva, în baza unor contracte de prestări de servicii, contra plată bineînţeles, de către alte persoane juridice care dispun de condiţii corespunzătoare.
• Răspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionarii unităţii beneficiare.

Firmele de specialitate scanează întreaga arhivă după care o înregistrează în sisteme de arhivare electronică.

Păstrarea arhivei, în format fizic (pe hârtie), electronic, film, radiografie etc. se face, conform contractului, fie la deţinătorul (proprietarul) arhivei, fie la unitatea prestatoare (care a prelucrat arhiva).

 

2. Prevederi legale.

Potrivit art. 1 din Legea nr. 82/1991 – Legea contabilităţii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare

1. Societăţile comerciale, societăţile/companiile naţionale, regiile autonome, institutele naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţile cooperatiste şi celelalte persoane juridice au obligaţia să organizeze şi să conducă contabilitatea financiară, potrivit acestei legi.
2. Instituţiile publice, asociaţiile şi celelalte persoane juridice cu şi fără scop patrimonial au obligaţia să organizeze şi să conducă contabilitatea financiară.
3. Subunităţile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, care aparţin persoanelor prevăzute mai sus, cu sediul în România, precum şi subunităţile fără personalitate juridică din România care aparţin unor persoane juridice cu sediul în străinătate au obligaţia să organizeze şi să conducă contabilitatea proprie, potrivit acestei legi.
4. Organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevăzute în legislaţia pieţei de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat şi alte entităţi organizate pe baza Codului civil au obligaţia să organizeze şi să conducă contabilitatea financiară.
5. Persoanele fizice care desfăşoară activităţi producătoare de venit, definite de Codul fiscal , şi ale căror venituri sunt determinate în sistem real au obligaţia să conducă evidenţa contabilă pe baza regulilor contabilităţii în partidă simplă sau, la opţiunea acestora, pe baza regulilor contabilităţii în partidă dublă, potrivit reglementărilor contabile emise în acest sens, cu excepţia situaţiei în care în legislaţia fiscală se prevede altfel.
6. Persoanele prevăzute la punctele  1 – 4 de mai sus organizează şi conduc, după caz, şi contabilitatea de gestiune, potrivit reglementărilor elaborate în acest sens.

 

Potrivit art. 25 din Legea nr. 82/1991 – Legea contabilităţii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare:

1. Registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia statelor de salarii, care se păstrează timp de 50 de ani.
2. Prin excepţie de la prevederile pct. 1 de mai sus s-au stabilit, prin ordine al ministrului economiei şi finanţelor, registrele de contabilitate şi documentele justificative care se păstrează timp de 5 ani.

 

Potrivit art. 25¹ din Legea nr. 82/1991 – Legea contabilităţii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare:

În cazul reorganizării persoanelor juridice, acestea vor lua măsuri pentru păstrarea şi arhivarea, potrivit legii, a documentelor justificative şi a registrelor de contabilitate.

 

Potrivit art. 26 din Legea nr. 82/1991 – Legea contabilităţii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare:

În caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor financiar-contabile se vor lua măsuri de reconstituire a acestora, potrivit reglementărilor emise în acest sens, în termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar în caz de forţă majoră, în termen de 90 de zile de la constatarea încetării acesteia.

 

De asemenea, este important să precizăm că documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de cinci ani trebuie să fie păstrate pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora.

 

În plus, în caz de încetare a activității unei societăți, actele financiar-contabile se păstrează în conformitate cu prevederile Legii societăților nr. 31/1990 sau se pot preda la arhivele statului.

 

Economist Mantu Ioana – Mădălina